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預算管理:兼顧成長策略與成本管控

時間:2019-05-31 編輯:華財會計
  全球經濟震蕩起伏,當營運不確定性持續增加時,企業營收的成長困難度亦隨之增加。在每一分錢都愈來愈重要的此時此刻,企業預算管理與執行的精準度也愈來愈重要。另在成本和利潤的權衡之間,財務部門面臨著更復雜的影響因素,也格外需要縝密的策略思考。

  以策略藍圖為依歸,推動成長與提升效率

  該如何加強預算管理的精確度?很顯然的,拍腦袋的直覺式管理方法已不足以因應波動頻繁的商業態勢,預算管理必須更緊密地與企業的長期成長藍圖結合,以協助企業實踐成長策略和提升營運效能。

  在長期「成長目標」的引導下,年度預算編列與管理需兼顧「成長策略」與「效能提升」兩大目的,續而以「投資規畫」體現,并在預算規畫中納入各項投資計畫之「投資報酬率」的評估,以確保預算管理支援長期策略,進而提高成長策略落地的成功率。

  以預算管理,落實成長策略

  每家企業都有其成長策略,包括開發新市場、拓展新業務或發展新產品等。針對不同的策略,企業須訂出相對應的目標,并透過年度預算的規畫,把這些目標轉為可執行、量化的具體方案。

  若要強化預算編列的精確度,企業在將成長的策略目標化為數字配額的過程中,針對相應的投資規畫,應融入對「總體持有成本(TotalCostofOwnership)」的評估,即通盤考量某項投資在采購與營運過程中所產生的總成本,而不僅止于采購項目的「總購置成本(TotalCostofAcquisition)」而已。

  舉例而言,為了支援拓展新市場的長期發展藍圖,企業計畫于明年在新區域增設分公司,而須在年度預算中編列新辦公大樓的預算。在選擇新址時,若僅考慮選擇租金便宜的大樓,但大樓的建物和設備可能較老舊、交通不方便,或安全設施較差,雖然省了「總購置成本」(即租金),卻可能在營運過程中衍生較高的大樓維護費用、拜訪客戶的交通成本及發生意外的風險成本等支出,導致「總體持有成本」增加。

  以IT投資為例,更可看出投資決策須考量總體持有成本的必要性。一般而言,伺服器的「總購置成本」僅占「總體持有成本」二到三成。若為節省一時預算僅考慮總購置成本而忽略其他費用,反而會因小失大、違背精簡支出的初衷。

  以預算管理,轉型提升效能

  除了實踐成長策略之外,企業還須提升效能,以落實長期發展目標。提升效能需要轉型,包括財務轉型、內部流程轉型及IT轉型等各種方案。

  在規畫轉型方案時,評估轉型是否可行的方法就是要讓數字說話。此時,不僅要評估總體持有成本,還得加入成本精簡(CostTakeOut)的概念。成本精簡和cost-down盡管都有節省開支之意,但成本精簡講求以更積極的方法精算營運支出,并強調個人和團隊的負責與擔當,換言之,該花的錢就花,但要花得合理、花在刀口上,以協助企業用最少的成本獲取最高的利潤或達成資源分配的最佳化。

  簡單來說,總體持有成本是花錢時必須考慮的要素,而成本精簡則是為了省錢所采取的行動。這兩者看似處于對立的兩端,然而,總體持有成本若掌握得夠精準,再加上成本精簡,即可確保最佳投資報酬率。

  例如,某公司擁有10臺老舊的伺服器,其低落的效能已不足以因應快速增加的作業需求,為了提高運作的效率,該公司想要更新伺服器。雖然新伺服器的總購置成本較高,但新伺服器速度較快、省電、維修費用較低,再加上處理能力較強,只需要購置兩臺新伺服器便可取代原先10臺舊機,又可省下機房空間和管理負擔。經過精算后,從總體持有成本加上成本精簡的角度分析,更換新機種的費用低于維持原有舊機種,因此,更新伺服器的規畫確實可行。

  預算規劃投資,強化投資管理成效

  無論是為了支援成長或提升效能,都會涉及投資,因此,預算管理亦涵蓋對研發創新、合并與收購、人才、技術、設備等各方面的資本投資管理。

  資本投資管理(capitalmanagement)是預算管理過程中很重要的一環。一般來說,各部門會期望取得更多的資源發揮,但財務長面對來自各單位的要求,再加上還得兼顧營運績效,不可能滿足每個人的需求。因此,財務部門在配置資本預算時會考量幾個影響因素,包括:中長期策略藍圖、成長計畫、市場需求、政府法規遵循需求、營運預算、競爭態勢、技術能力、策略團隊、風險管理和預設之投資報酬率。

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